مساعد تنفيذي (بدوام كامل)

الموقع: دبي
الراتب: غير مذكور
اسم الشركة: الفطيم

لا يوجد يومان متماثلان في الفطيم ، بغض النظر عن الدور الذي تقوم به. الدافع وراء عملنا هو الرغبة في إحداث فرق وإحداث تأثير هادف بهدف إثراء الحياة اليومية. خذ بيئة العمل الجذابة والداعمة لدينا وقم بربطها بثقافة الشركة التي تعترف بجودة الأداء وتكافئها ، وما الذي تحصل عليه؟ فرصة لتخطي الحدود كل يوم.

كشركة عائلية متواضعة بدأت على ضفاف خور دبي في ثلاثينيات القرن الماضي ، توسعت الفطيم لتتواجد في 31 دولة ، ومحفظة تضم أكثر من 200 شركة ، و 42000 موظف. ستجدنا في صناعات تتراوح من السيارات والتجزئة إلى التمويل والعقارات ، وربط الأشخاص بأسماء دولية مثل Lexus و Ikea و Robinsons و Adidas. فريقنا بفخر متعدد الثقافات والجنسيات لأن هذا النوع من التمثيل المتنوع يمنحنا العقلية العالمية للنمو والتأثير على الناس والأسواق والاتجاهات من حولنا.

تعال وانضم إلينا لتعيش حياة أفضل ، وتعمل بشكل أفضل ، وتكون الأفضل.

عن وظيفة:

نحن نبحث حاليًا عن مساعد تنفيذي متمرس للعمل لدى Famco في دبي. بصفتك مساعدًا تنفيذيًا ، ستوفر السكرتارية والتقارير والتحليلات والعروض التقديمية والدعم الإداري للمدير العام لضمان تقديم الخدمات بطريقة فعالة وفعالة. تتطلب مسؤوليات EA التعامل مع مجموعة واسعة من المهام الإدارية والتنسيقية والمراقبة.

على وجه التحديد ، مسؤولياتك الرئيسية هي كما يلي:

  • أداء مجموعة متنوعة من مهام الدعم الإداري أو التنفيذي التي تتسم بسرية وحساسية عالية.
  • البحث وجمع واستيعاب وإعداد الوثائق السرية والحساسة ، وإحاطة المدير العام كما هو مطلوب.
  • قراءة وفحص المراسلات والتقارير الواردة حسب الاقتضاء ؛ إجراء تقييم أولي لأهمية المواد وتنظيم الوثائق ؛ يتعامل مع بعض الأمور شخصيًا ويرسل المواد المناسبة إلى المدير العام والإدارة والفريق حسب الاقتضاء
  • استقبال وفحص المكالمات والزائرين الواردة وتحديد الأمور ذات الأولوية وتنبيه المدير العام وفقًا لذلك. قم بالإحالات إلى الموظفين المناسبين أو قدم المعلومات المطلوبة.
  • العمل كحلقة وصل بين المدير العام أو المرؤوسين أو غيرهم ، عن طريق إرسال التوجيهات والتعليمات والتعيينات ومتابعة حالة التعيينات.
  • أنتج مجموعة متنوعة من المستندات والمخططات والرسوم البيانية حسب الحاجة
  • إعداد جدول الأعمال وجمع المواد للاجتماعات والخطب والمؤتمرات ؛ خذ دقائق واحتفظ بسجلات الإجراءات.
  • تنسيق وتسهيل تقويم المدير العام لترتيب المواعيد والاجتماعات والمؤتمرات
  • بالتنسيق مع وكالات الخبراء التنفيذية الأخرى ، أوصي بالإجراءات الواجب اتخاذها بشأن نفقات المكتب مثل المعدات واحتياجات التوريد.
  • إنشاء وصيانة أنظمة إدارة الملفات والسجلات المختلفة.
  • يحتفظ بسجل للملفات والعقود السرية ويحتفظ به
  • إجراء ترتيبات السفر ؛ إعداد مسارات الرحلة. إعداد وتجميع وصيانة قسائم السفر والسجلات للمدير العام كما هو مطلوب.
  • إجراء ترتيبات السفر ؛ إعداد مسارات الرحلة. إعداد وتجميع وحفظ قسائم السفر والسجلات للضيوف / الموردين الأجانب عند الحاجة.
  • معالجة وإعداد تقارير النفقات المتعلقة بسفر العمل واجتماعات العشاء والغداء والمصروفات الأخرى ذات الصلة
  • ينشئ طلبات الشراء وأمر الشراء عبر Ariba و SAP لمستلزمات المكاتب والأحداث وما إلى ذلك ، لكل من العناصر التجارية وغير التجارية.
  • مقابض الإمدادات لـ HO

حولك:

سيحتاج المرشح المثالي لهذا الدور إلى امتلاك المؤهلات والمهارات والخبرة التالية:

  • الحد الأدنى من التعليم الثانوي ، يفضل أن يكون حامل الشهادة
  • 5 سنوات من الخبرة في الدعم الإداري ، بما في ذلك سنتان معادلة لمستوى متقدم من أعمال الدعم الإداري.
  • خبرة سابقة في قدرة مماثلة ضمن إعداد مكتب كبير ومشغول
  • معرفة تطبيق التعليمات والمبادئ التوجيهية لمشاكل محددة.
  • معرفة تنظيم وتكوين الرسائل والدقائق والتقارير والمخططات وجداول البيانات.
  • القدرة على مراجعة العديد من المصادر المرجعية المتنوعة ، واختيار وتوليف البيانات للتقارير وغيرها من أشكال المراسلات.
  • القدرة على إنشاء العروض والمخططات والرسوم البيانية وقواعد البيانات وجداول البيانات.
  • القدرة على تأليف المراسلات والتقارير الروتينية.
  • مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية شفهيًا وكتابيًا
  • يبرع في مايكروسوفت أوفيس. Word و Excel و PowerPoint و Outlook
  • القدرة على تخطيط وتنظيم وموازنة مطالب متعددة حساسة للوقت
  • القدرة على بناء العلاقات والتواصل وتطبيق المعارف الجديدة والمفاهيم الجديدة
  • القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية باستمرار
  • المختصة لتحليل معلومات السوق
  • الثقة في صنع القرار
  • الاهتمام الشديد بالتفاصيل
  • تقدير المعلومات السرية
  • مهارات شخصية فعالة ، مع قدرة مثبتة على القيادة من خلال الحلول المعقدة

نحن هنا لتقديم خدمة ممتازة ولكن القليل من المساعدة منك يمكن أن يضمن تجربة مرشح من فئة الخمس نجوم من البداية إلى النهاية.

قبل النقر فوق “تطبيق”: يرجى قراءة وصف الوظيفة بعناية للتأكد من أنه يمكنك بثقة أن توضح سبب كون هذه الفرصة مناسبة لك وخذ الوقت الكافي لتكوين سيرة ذاتية جيدة الصنع وشخصية لتعزيز ظهورك بشكل أكبر. يتم تعيين جميع أعضاء فريق اكتساب المواهب العالمي لدينا في أعمال تجارية محددة للتأكد من أننا نجعل أفضل التطابقات بين المواهب والفرص. نحن لا نأخذ في الاعتبار التوافق المطلوب للمهارات والسلوكيات فحسب ، بل نأخذ أيضًا في الاعتبار كيفية توافق المرشحين مع قيمنا المتمثلة في الاحترام والنزاهة والتعاون والتميز.

كجزء من وعدنا بتجربة المرشح ، نريد أيضًا أن نجعل أنفسنا متاحين لك طوال عملية التقديم. نحن نبذل قصارى جهدنا لمراجعة كل طلب والرد عليه.

Leave a Comment